Das Wichtigste in Kürze
Stand: Oktober 2026
„Wir sind mit unserem Rechnungsprogramm nicht zufrieden. Was gibt es da am Markt?“ Diese Frage bekomme ich von Kunden und Interessenten immer wieder. Meine Antwort ist oft Easybill, und meine Easybill Erfahrungen stammen aus echten Kundenprojekten. Ich bin Christoph Gerl, wir automatisieren für Agenturen, Dienstleister und Unternehmer den Weg vom Vertrieb bis zur Rechnung, und Easybill setzen wir in diesen Abläufen seit Jahren ein.
In diesem Artikel steht, was ich dabei gelernt habe: was das Programm gut kann, wo die Grenze liegt und wann sich Easybill für dein Unternehmen lohnt. Er basiert auf meinem Video vom 30. September 2024 und ist im Oktober 2026 überarbeitet.
Inhalt
Easybill ist ein cloudbasiertes Rechnungsprogramm. Du schreibst damit Angebote, Rechnungen und Lieferscheine und verschickst E-Rechnungen. Easybill ist kein ERP-System und keine Warenwirtschaft, sondern konzentriert sich auf die Rechnungsstellung und das, was direkt dazugehört.
Genau das ist der Vorteil. „Easybill ist ein Rechnungsprogramm und nicht viel mehr, aber auch nicht viel weniger“, sagt Christoph Gerl. Weil Easybill nicht alles können will, funktioniert das, was es kann, sehr zuverlässig. Vom Angebot über die Rechnung bis zum Lieferschein sind es wenige Klicks, und die E-Rechnung ist direkt abgebildet.
Die größten Zeitersparnisse kommen in Easybill nicht vom Rechnungsschreiben selbst, sondern von den kleinen Funktionen drumherum. Drei davon merken Agenturen und Dienstleister sofort: der Postversand, die SEPA-Lastschrift und die E-Rechnung.
In Easybill wählst du als Versandart „Post“, und die Rechnung oder Mahnung geht automatisch per Brief raus. Du druckst kein Blatt aus, kuvertierst nichts und bringst nichts zur Post. Wer regelmäßig Rechnungen oder Mahnungen auf Papier verschickt, spart damit im Vergleich zu anderer Software Stunden.
Rechnungen, die du als SEPA-Lastschrift markierst, werden automatisch eingezogen. Easybill erzeugt dafür die SEPA-Datei für die Bank. Für wiederkehrende Leistungen wie Retainer oder Supportverträge ist das der einfachste Weg, dass Geld pünktlich kommt, ohne dass jemand hinterhertelefoniert.
Die E-Rechnung ist in Easybill direkt eingebaut. Du musst sie nicht über ein Zusatztool erzeugen, sondern stellst die Rechnung wie gewohnt und verschickst sie im passenden Format. Weil die E-Rechnung im B2B-Geschäft Pflicht wird, ist das kein Extra mehr, sondern eine Voraussetzung für jedes Rechnungsprogramm. Empfangen können müssen Unternehmen E-Rechnungen schon seit 2025, ausstellen müssen sie sie je nach Vorjahresumsatz ab 2027, spätestens ab 2028 (Übersicht der IHK Stuttgart).
Die Easybill API ist für alle, die Angebote und Rechnungen automatisieren wollen, das stärkste Argument. Über die Schnittstelle lässt sich Easybill mit Vertrieb, CRM und Buchhaltung verbinden, sodass Angebote und Rechnungen ohne Abtippen entstehen.
In unseren Kundenprojekten läuft das so: Nach dem Abschlussgespräch füllt der Vertriebler ein kurzes Formular aus. Daraus erstellt Easybill das Angebot und verschickt es. Nimmt der Kunde an, entsteht automatisch die Rechnung, und bei Lastschriftkunden gleich die SEPA-Datei. Alles läuft über die Schnittstelle.
„Das ist das Schöne an Easybill: Es funktioniert einfach“, sagt Christoph Gerl. Easybill hat so gut wie keine Bugs, und man stößt nicht an die Grenzen, die man aus anderen Tools kennt, wo eine Funktion plötzlich nicht umgesetzt ist. Welche Automationen nach dem Abschluss außerdem Umsatz bringen, steht im Artikel Umsatz mit Bestandskunden steigern.
Kleiner Exkurs, falls dein Team aktiv verkauft: Die beste Automatisierung nach dem Abschluss hilft wenig, wenn Angebote vorher liegen bleiben, weil keiner nachfasst. Welche Anrufe dein Team jeden Tag zuerst machen sollte, steht in unserem Strategiepapier.
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Easybill hat eine DATEV-Schnittstelle, über die Ausgangsrechnungen direkt beim Steuerberater landen. Die Rechnungen werden auf die passenden Debitoren gebucht, ohne dass jemand sie von Hand in DATEV Unternehmen online hochlädt.
Die Easybill-DATEV-Schnittstelle lässt sich relativ einfach einrichten, wenn man weiß, was man tut. Für jeden, der über einen Wechsel des Rechnungsprogramms nachdenkt, ist das eine der größten Zeitersparnisse: Die monatliche Übergabe an die Buchhaltung fällt als Handarbeit weg.
Das automatisierte Mahnwesen ist in Easybill eine der größten Zeitersparnisse überhaupt. Du hinterlegst Mahnregeln einmal, auf Wunsch je Kundenart, und Easybill erinnert und mahnt danach von allein.
Ein typischer Ablauf:
Damit das funktioniert, braucht es den automatischen Zahlungsabgleich. Easybill ordnet die Kontoumsätze den passenden Rechnungen zu. Bezahlte Rechnungen fallen so aus dem Mahnlauf, und niemand bekommt eine Mahnung, obwohl er längst überwiesen hat.
Über die Schnittstelle lässt sich das Mahnwesen noch weitertreiben. Für einen unserer Kunden spiegeln wir überfällige Rechnungen aus Easybill in ein Projektmanagement-System. Jede Mahnstufe ist dort eine Spalte. Die Mitarbeiterin im internen Inkasso telefoniert das Board durch und sieht auf einen Blick, wie viel bei welchem Kunden offen ist, ob mehrere Rechnungen offen sind und in welcher Mahnstufe sie stehen. Sie muss nicht mehr durch eine Liste von Rechnungen im Rechnungsprogramm klicken.
Easybill reicht für Agenturen und Dienstleister, die mit klaren Paketen arbeiten und vor allem Angebote und Rechnungen brauchen, auch komplexe. Brauchst du dagegen Zeiterfassung auf Projekte und Abrechnung nach Stunden im selben System, solltest du prüfen, ob eine Agentursoftware besser passt.
Die ehrliche Antwort ist aber oft: Die Zeiterfassung braucht es gar nicht. Viele Agenturen schleppen den Overhead einer Agentursoftware mit, weil es sie für Agenturen schon immer gab, nicht weil ihr Ablauf sie verlangt. Ob sie bei dir nötig ist, entscheidet dein Ablauf im Einzelfall.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| konzentriert auf Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und E-Rechnung | keine Zeiterfassung und keine Projektsteuerung |
| Postversand per Haken, SEPA-Lastschrift eingebaut | kein CRM: Vertrieb und Nachfassen laufen woanders |
| sehr gute Schnittstelle für Automatisierung | Automatisierung braucht jemanden, der die Schnittstelle einrichtet |
| DATEV-Schnittstelle für Ausgangsrechnungen | DATEV-Anbindung will einmal sauber eingerichtet sein |
| automatisiertes Mahnwesen mit Zahlungsabgleich | Mahnregeln musst du selbst festlegen |
| läuft zuverlässig, kaum Bugs |
Wer Vertrieb und Rechnung verbinden will, braucht neben Easybill also ein CRM. Ab wann das sinnvoll ist, steht in Lohnt sich ein CRM?. Wie du dabei die richtigen Abläufe zuerst angehst, zeigt der Artikel zur Prozessoptimierung in der Agentur.
Ja, wenn du einen sauberen Paket-Workflow hast und die Rechnungsstellung automatisieren willst. Easybill ist dann eines der zuverlässigsten Rechnungsprogramme am Markt, vor allem in Verbindung mit Vertrieb und Buchhaltung über die Schnittstelle. Schreibst du sehr individuelle Rechnungen nach Stunden und brauchst Zeiterfassung, prüf zuerst, ob eine Agentursoftware passt. Oft ist sie aber nicht nötig.
Das gilt nicht nur für Agenturen. Ob Agentur, Dienstleister, Steuerberatung oder IT-Systemhaus: Der Weg vom Angebot über die Rechnung bis zur Mahnung ist in all diesen Unternehmen sehr ähnlich. Entscheidend ist weniger das Programm als der Ablauf dahinter. Wer zuerst festlegt, wann ein Angebot rausgeht, wann die Rechnung entsteht und wie gemahnt wird, holt aus Easybill am meisten heraus. Wer das Programm nur wechselt und den Ablauf behält, hat am Ende dieselben Probleme in einer neuen Oberfläche.
Nein. Easybill ist ein Rechnungsprogramm für Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und E-Rechnungen. Warenwirtschaft, Projektsteuerung oder Zeiterfassung gehören nicht zum Kern. Über die Schnittstelle lässt sich Easybill aber mit solchen Systemen verbinden.
Ja. Ausgangsrechnungen landen über die DATEV-Schnittstelle direkt beim Steuerberater und werden auf die passenden Debitoren gebucht. Niemand muss sie von Hand in DATEV Unternehmen online hochladen.
Ja, die E-Rechnung ist in Easybill direkt eingebaut. Du stellst die Rechnung wie gewohnt und verschickst sie im passenden elektronischen Format.
Ja, und eine sehr gute. Über die Easybill API lassen sich Angebote aus dem Vertrieb erstellen, Rechnungen bei Annahme automatisch erzeugen, SEPA-Lastschriften anstoßen und überfällige Rechnungen in andere Systeme spiegeln.
Nur, wenn du wirklich Zeiterfassung auf Projekte und Abrechnung nach Stunden brauchst. Arbeitest du mit klaren Paketen, reicht Easybill für die Rechnungsstellung. Den Vertrieb verbindest du über die Schnittstelle mit einem CRM.
Easybill will nicht alles können, und genau deshalb funktioniert es. Postversand, SEPA-Lastschrift, E-Rechnung, DATEV und automatisiertes Mahnwesen sparen jeden Monat Handarbeit. Ihre volle Wirkung entfalten sie, wenn Easybill über die Schnittstelle mit Vertrieb und Buchhaltung verbunden ist. Ob Easybill bei dir passt und wie der Weg vom Abschluss bis zur Rechnung automatisch läuft, schauen wir uns gern gemeinsam an.