---
title: "HubSpot mit Make verbinden: 3 Automationen | Christoph Gerl"
description: "HubSpot mit Make verbinden: die HubSpot Make Integration für deinen Vertrieb, 3 Automationen, welche zuerst kommt und wann Workflows reichen."
---

[Blog - Christoph Gerl GmbH](https://blog.christoph-gerl.de)

# [HubSpot mit Make verbinden: 3 Automationen | Christoph Gerl](https://blog.christoph-gerl.de/hubspot-mit-make-verbinden)

 Geschrieben von [Christoph Gerl](https://blog.christoph-gerl.de/author/christoph-gerl) | 06.11.2026, 08:52:18

**Das Wichtigste in Kürze**

Stand: November 2026

- HubSpot mit Make zu verbinden lohnt sich an den Stellen im Vertrieb, an denen heute jemand von Hand Daten überträgt: zwischen Anfrage und Erstkontakt, zwischen Angebot und Nachfassen und nach dem Abschluss.
- Das Muster ist immer gleich: Ein Auslöser wie ein Formular, ein Kalender oder das Rechnungsprogramm startet ein Szenario in Make, und Make schreibt Kontakt, Deal, Notiz oder Phase in HubSpot. Es geht auch in die andere Richtung.
- HubSpot-Workflows automatisieren vor allem innerhalb von HubSpot. Make verbindet HubSpot mit allem drumherum. Das Nachfassen selbst läuft im CRM, nicht in Make.
- Welche Automation zuerst? Schließt dein Team genug ab, die nach dem Abschluss. Fehlen dir Abschlüsse, erst Anfrage und Nachfassen. Am Ende brauchst du alle drei.
- Der häufigste Fehler sind Dubletten: Make legt Kontakte doppelt an oder bricht ab, weil es sie schon gibt. Wer vorher prüft, ob Kontakt und Firma existieren, spart sich das Aufräumen.

„Wie verbinde ich HubSpot mit Make, und was davon macht überhaupt Sinn?“ Diese Frage bekomme ich ständig. Wer HubSpot mit Make verbinden will, hat fast immer dasselbe Bild: HubSpot ist eingeführt, und trotzdem kommen die Daten per Hand rein und gehen per Hand wieder raus.

Ich bin Christoph Gerl. Mit der Christoph Gerl GmbH automatisieren wir Vertrieb, Fulfillment und Backoffice für Agenturen, Dienstleister und Unternehmer, inzwischen in über 100 Projekten. Dieser Artikel basiert auf meinem Video vom 3. November 2026. Ich habe ihn um die Einrichtung, die Abgrenzung zu HubSpot-Workflows und eine Entscheidungstabelle ergänzt.

**Inhalt**

- [HubSpot mit Make verbinden: was das bringt](https://blog.christoph-gerl.de/hubspot-mit-make-verbinden?hs_amp=true#hubspot-mit-make-verbinden-was-das-bringt)
- [HubSpot Make Integration: so richtest du die Verbindung ein](https://blog.christoph-gerl.de/hubspot-mit-make-verbinden?hs_amp=true#hubspot-make-integration-so-richtest-du-die-verbindung-ein)
- [HubSpot Workflows oder Make?](https://blog.christoph-gerl.de/hubspot-mit-make-verbinden?hs_amp=true#hubspot-workflows-oder-make)
- [HubSpot-Automatisierung: die 3 Automationen, die sich im Vertrieb lohnen](https://blog.christoph-gerl.de/hubspot-mit-make-verbinden?hs_amp=true#hubspot-automatisierung-die-3-automationen-die-sich-im-vertrieb-lohnen)
- [Welche Automation brauchst du zuerst?](https://blog.christoph-gerl.de/hubspot-mit-make-verbinden?hs_amp=true#welche-automation-brauchst-du-zuerst)
- [Was dich die Handarbeit im Vertrieb kostet](https://blog.christoph-gerl.de/hubspot-mit-make-verbinden?hs_amp=true#was-dich-die-handarbeit-im-vertrieb-kostet)
- [Häufige Fragen](https://blog.christoph-gerl.de/hubspot-mit-make-verbinden?hs_amp=true#haeufige-fragen)
- [Fazit: Erst der Ablauf, dann die Verbindung](https://blog.christoph-gerl.de/hubspot-mit-make-verbinden?hs_amp=true#fazit-erst-der-ablauf-dann-die-verbindung)

## HubSpot mit Make verbinden: was das bringt

Make ist eine Automatisierungsplattform, die Programme über ihre Schnittstellen verbindet, ohne dass du programmieren musst. HubSpot mit Make zu verbinden bringt dir genau eins: Daten fließen zwischen HubSpot und deinen anderen Programmen von allein, statt dass ein Vertriebler sie abtippt.

Das Grundmuster ist immer gleich. Ein Auslöser startet das Szenario: ein Website-Formular, eine Kalenderbuchung, ein Angebot im Rechnungsprogramm oder eine WhatsApp-Nachricht. Make führt festgelegte Schritte aus und schreibt das Ergebnis nach HubSpot: einen neuen Kontakt, eine Notiz, einen Deal in der richtigen Phase. Es geht auch umgekehrt. Ändert sich in HubSpot etwas, schickt Make es weiter, zum Beispiel in den Kalender oder per WhatsApp an dein Team.

Im Vertrieb lohnt sich das an drei Übergaben: zwischen Anfrage und Erstkontakt, zwischen Angebot und Nachfassen und nach dem Abschluss.

## HubSpot Make Integration: so richtest du die Verbindung ein

Die HubSpot Make Integration ist schnell eingerichtet: In Make wählst du die App „HubSpot CRM“, legst eine Verbindung an und bestätigst den Zugriff in deinem HubSpot-Konto. Laut [Make-Hilfe zu HubSpot CRM](https://apps.make.com/hubspotcrm) sind es drei Schritte:

1. In einem Make-Szenario ein HubSpot-Modul hinzufügen und „Create a connection“ klicken.
2. Der Verbindung einen Namen geben und speichern.
3. Im HubSpot-Fenster anmelden und den Zugriff bestätigen.

Zwei Stolpersteine gibt es. Erstens muss ein Super Admin in HubSpot die Make-App vorher freigeben, sonst scheitert die Verbindung. Zweitens brauchen Auslöser, die sofort reagieren sollen, eine Verbindung mit erweiterten Einstellungen samt eigener App in einem HubSpot-Entwicklerkonto.

Die eigentliche Arbeit ist danach die Frage, welche Daten wohin fließen und wann nachgefasst wird.

## HubSpot Workflows oder Make?

Bleibt der Ablauf komplett in HubSpot, reichen HubSpot-Workflows. Sobald ein anderes Programm beteiligt ist, also Rechnungsprogramm, Kalender, Fulfillment-Tool oder WhatsApp, kommt Make dazu. Kurz gesagt: Workflows automatisieren vor allem innerhalb von HubSpot, Make verbindet HubSpot mit allem drumherum.

| Was passiert | Wo es läuft |
| --- | --- |
| Deal wechselt die Phase, Vertriebler wird zugewiesen | HubSpot-Workflow |
| Nachfassalgorithmus: wann wer wieder auf der Liste steht | im CRM, also HubSpot |
| Formular einer anderen Website, Lead Ads, Kalender legen Kontakt und Deal an | Make |
| Angebot aus Lexoffice oder easybill landet am Deal | Make |
| Gewonnener Deal erzeugt Rechnung und Projekt im Fulfillment-Tool | Make |

Make liefert die Daten an, das CRM entscheidet, wann ein Kontakt wieder oben auf der Liste steht. Was Workflows in deinem Abo können, steht in der [HubSpot-Wissensdatenbank](https://knowledge.hubspot.com/de/get-started/automate-your-processes).

## HubSpot-Automatisierung: die 3 Automationen, die sich im Vertrieb lohnen

Bei der HubSpot-Automatisierung mit Make lohnen sich zuerst drei Automationen. Jede sitzt an einer Übergabe, an der heute jemand von Hand etwas weitergibt:

1. **Anfrage:** Eine neue Anfrage landet sofort beim richtigen Vertriebler.
2. **Angebot:** Nach dem Angebot läuft das Nachfassen von allein.
3. **Abschluss:** Nach dem Abschluss tippt niemand mehr etwas doppelt ab.

### Automation 1: Neue Anfrage landet sofort beim richtigen Vertriebler

Die erste Automation bringt jede neue Anfrage am selben Tag auf die Liste des richtigen Vertrieblers. Der Ablauf:

- **Auslöser:** Website-Formular, Facebook Lead Ads, Kalenderbuchung oder eine Anfrage per Mail.
- **Prüfen:** Gibt es den Kontakt schon in HubSpot (gleiche E-Mail)? Gibt es die Firma schon (gleiche E-Mail-Domain oder Website)?
- **Anlegen oder aktualisieren:** Neuer Kontakt oder Aktualisierung des bestehenden, kein zweiter.
- **Deal:** Der Deal entsteht in der Phase „Neue Anfrage“, der Vertriebler wird nach einer festen Regel zugewiesen.
- **Nachfassalgorithmus:** Die Anfrage steht heute ganz oben auf seiner Liste, dazu ein kurzer Hinweis per Slack oder WhatsApp: neuer Lead, jetzt anrufen.

„Ohne Automation liegt das Ganze erst mal im Postfach, bis es auffällt“, sagt Christoph Gerl. Bei einem unserer Kunden wurden positive Antworten erst nach zwei, drei Monaten angerufen.

### Dubletten in HubSpot: der häufigste Fehler

Dubletten in HubSpot entstehen, wenn eine Automation Kontakte einfach anlegt, ohne vorher zu suchen. Der Klassiker: Ein Szenario oder ein Zap bricht beim Schritt „Kontakt anlegen“ ab, weil es den Kontakt schon gibt. Oder es legt ihn ein zweites Mal an, und am Ende telefonieren zwei Vertriebler denselben Lead an.

Die Lösung ist eine feste Reihenfolge. Erst über die E-Mail-Adresse suchen, dann aktualisieren oder anlegen. Danach die Firma über die Domain der E-Mail-Adresse oder die Website zuordnen. So landet auch der zweite Ansprechpartner einer Firma am bestehenden Deal statt in einem neuen.

### Automation 2: Angebot aus Lexoffice oder easybill, Nachfassen läuft von allein

Die zweite Automation sorgt dafür, dass kein Angebot mehr vergessen wird. Das Angebot geht aus dem Rechnungsprogramm raus, etwa aus Lexoffice oder easybill, oder der Deal wechselt in HubSpot auf „Angebot versendet“. Dann passiert alles Weitere automatisch:

1. Betrag, Angebots-PDF und Mail hängen am Deal, das CRM weiß Bescheid.
2. Der Nachfassalgorithmus startet: In drei Tagen steht der Deal wieder auf der Liste des Vertrieblers, bei heißen Leads schon nach drei Stunden.
3. Antwortet der Kunde oder geht der Deal weiter, wechselt die Phase. Bei Abschluss ist der Deal raus aus dem Nachfassen.
4. Passiert nichts, steht der Deal nach sieben Tagen wieder auf der Liste. Nach 14 Tagen sieht ihn die Vertriebsleitung.

So läuft die Verbindung, wenn du HubSpot mit Lexoffice verbinden willst, und die HubSpot easybill Integration funktioniert genauso. Wie easybill im Alltag läuft, steht in meinem Artikel [easybill Erfahrungen](https://blog.christoph-gerl.de/easybill-erfahrungen-agenturen-dienstleister).

Ohne diese Automation sammeln sich offene Angebote. Bei einem unserer Kunden lagen 79 Angebote in der Phase „Angebot versendet“, bei einem anderen 20 bis 30, die in Vergessenheit geraten waren. „Das heißt, niemand muss mehr dran denken“, sagt Christoph Gerl.

Nachfassen nach festen Regeln entscheidet, wie viele Angebote am Ende zum Abschluss werden. Ob dein HubSpot das heute schon leistet, zeigt ein ehrlicher Blick auf dein CRM: Wo bleiben Leads und Angebote liegen, und wo arbeitet dein Team am System vorbei? Genau das schauen wir uns in unserer kostenlosen CRM-Analyse an.

<https://www.christoph-gerl.de/crm-optimierung?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=crm-optimierung&utm_content=hubspot-mit-make-verbinden>

Für B2B-Dienstleister oder Coaches ab 1 Million € Jahresumsatz

Wie du mit dem Total-Accuracy System dein CRM so aufsetzt, dass du aus deinen bestehenden Leads bis zu 47 % mehr Umsatz machst, ganz ohne dein Ad-Budget zu erhöhen und ohne noch mehr Vertriebler suchen zu müssen.

- **Keine Anrufe mehr ins Leere:** Deine Vertriebler rufen die Leads an, die auch wirklich rangehen und gerade Interesse haben.
- **Kein Follow-up-Nirwana:** Deine teuer über Ads eingekauften Leads gehen nicht mehr verloren.
- **Sales-KPIs statt Bauchgefühl:** Du optimierst deinen Vertrieb endlich anhand echter Quoten.

[Zur kostenlosen CRM-Analyse](https://www.christoph-gerl.de/crm-optimierung?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=crm-optimierung&utm_content=hubspot-mit-make-verbinden)

Auf der Seite siehst du die ganze Fallstudie im Video.

### Automation 3: Nach dem Abschluss nichts doppelt abtippen

Die dritte Automation übernimmt alles, was nach dem Abschluss von Hand passiert. Auslöser ist der Deal, der in HubSpot auf „Gewonnen“ wechselt. HubSpot zeigt dem Closer dann Pflichtfelder, die er ausfüllen muss. Danach läuft die Automation:

- Rechnung oder Auftragsbestätigung im Rechnungsprogramm,
- Projekt oder Auftrag im Fulfillment-Tool, etwa in [Asana](https://blog.christoph-gerl.de/lohnt-sich-asana-agenturen-dienstleister),
- Meldung ans Team: neuer Kunde, Paket, Betrag und was wichtig ist.

Ohne diese Automation tippt der Vertriebler jeden Abschluss ab. Bei einem unserer Kunden waren das 10 bis 15 Minuten pro Abschluss. Mit ihr ist der Vertriebler nach dem Abschluss einfach fertig.

Wie sich das als Geschäftsführer anfühlt, erzählt Steven Lischka von Deutsche Insektengitter im Video:

Jeder Abschluss kommt dort mit Betrag als SMS beim Geschäftsführer an, vier- bis fünfmal am Tag. Mit nicht mal drei Mitarbeitern macht das Unternehmen mehrfach fünfstellige Umsätze im Monat.

## Welche Automation brauchst du zuerst?

Schließt dein Team genug ab, fang mit der Automation nach dem Abschluss an. Fehlen dir Abschlüsse, kommen zuerst die Anfrage und das Nachfassen. Am Ende brauchst du alle drei. Welche zuerst kommt, klären drei Fragen in dieser Reihenfolge:

| Frage | Wenn ja |
| --- | --- |
| Bleibt eine Anfrage länger als einen Tag liegen? | Starte mit Automation 1 |
| Fällt ein offenes Angebot aus dem Nachfassen raus? | Starte mit Automation 2 |
| Tippt jemand Abschlussdaten ein zweites Mal ab? | Starte mit Automation 3 |

Für die zweite Frage gibt es eine Gegenprobe direkt in HubSpot: Filter deine Deals nach der Phase „Angebot versendet“ und einer letzten Aktivität, die älter ist als sieben Tage. Jeder Treffer ist ein Angebot, das gerade liegt.

Bevor du automatisierst, leg den Ablauf fest. Wer bekommt welche Anfrage? Nach wie vielen Tagen wird nachgefasst? Sonst automatisierst du das Durcheinander. Warum das schon bei der Einführung des CRMs entscheidet, steht in [CRM-Einführung: Warum sie so oft scheitert](https://blog.christoph-gerl.de/crm-einfuehrung).

## Was dich die Handarbeit im Vertrieb kostet

Handarbeit im Vertrieb kostet dich drei Dinge: Zeit, liegengebliebene Aufträge und am Ende Marge. Der Unterschied mit und ohne die drei Automationen:

| Ohne Automation | Mit Make und HubSpot |
| --- | --- |
| Die Anfrage wartet, bis jemand ins Postfach schaut | Die Anfrage steht am selben Tag auf der Liste des richtigen Vertrieblers |
| Nachgefasst wird, wenn jemand daran denkt | Jedes Angebot läuft im Nachfassalgorithmus |
| Abschlussdaten werden zweimal abgetippt | Rechnung, Auftrag und Meldung ans Team laufen von allein |

Eine einfache Beispielrechnung: Vier bis fünf Abschlüsse am Tag an 20 Arbeitstagen mit je 10 bis 15 Minuten Abtippen ergeben 13 bis 25 Stunden im Monat, nur für die Nacharbeit nach dem Abschluss. Schwerer wiegt das vergessene Angebot. Bei Dienstleistern geht es schnell um 15.000, 20.000 oder 50.000 € pro Auftrag.

„Wenn das alles händisch läuft, dann fehlt dir schlichtweg die Kohle für weiteres Wachstum“, sagt Christoph Gerl. Effizienz bringt Marge, und Marge bezahlt Werbeanzeigen und neue Mitarbeiter.

## Häufige Fragen

### Kann man mit HubSpot Rechnungen erstellen?

Ja, technisch geht das. HubSpot hat eigene Rechnungen im Commerce-Bereich, laut [HubSpot-Wissensdatenbank](https://knowledge.hubspot.com/de/invoices/create-invoices) einmalig oder wiederkehrend, direkt aus dem Deal. Empfehlen würden wir es nicht. HubSpot ist ein CRM-Tool, und saubere Rechnungen nach deutschen Vorgaben sind damit umständlich und fehleranfällig. Sinnvoller ist ein Rechnungsprogramm wie easybill, das Make mit HubSpot verbindet. Wie easybill im Alltag läuft, steht in [easybill Erfahrungen](https://blog.christoph-gerl.de/easybill-erfahrungen-agenturen-dienstleister).

### Make, Zapier oder n8n?

Alle drei verbinden HubSpot mit anderen Programmen. Wir arbeiten mit Make. Zapier ist sehr sperrig, geht theoretisch aber auch. Entscheidend ist ohnehin nicht das Tool, sondern der Prozess dahinter: Wird erst gesucht und dann angelegt, wer bekommt welche Anfrage, und was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt? Ein Zap, der bei „Kontakt anlegen“ abbricht, ist ein Fehler im Prozess, nicht im Tool.

### Wie verbinde ich HubSpot mit Lexoffice?

Über Make. Wird in Lexoffice ein Angebot erstellt, schreibt Make Betrag und PDF an den passenden Deal in HubSpot. Wird der Deal gewonnen, legt Make in Lexoffice die Rechnung oder Auftragsbestätigung an. Wichtig ist eine eindeutige Zuordnung, etwa über die E-Mail-Adresse des Kontakts oder eine Deal-Nummer im Angebot.

### Gibt es eine HubSpot easybill Integration?

Ja, über Make in beide Richtungen. Angebote aus easybill landen am Deal in HubSpot, gewonnene Deals erzeugen Rechnungen in easybill. Der Ablauf ist derselbe wie bei Lexoffice.

### Was passiert, wenn eine Automation ausfällt?

Dann stoppt das Szenario, und die Daten bleiben liegen, bis jemand es merkt. Deshalb gehört zu jeder Automation jemand, der Fehlermeldungen überwacht und bearbeitet. Bei unseren Kunden mit Betreuung läuft das über ein festes Monitoring.

## Fazit: Erst der Ablauf, dann die Verbindung

HubSpot ist das CRM, Make verbindet es mit allem drumherum. Den Unterschied macht der Ablauf dahinter: Wer bekommt welche Anfrage, wann wird nachgefasst, was passiert nach dem Abschluss. Die drei Automationen sind der Anfang. Welche danach kommen, zum Beispiel für Bestandskunden, steht in [Umsatz mit Bestandskunden steigern](https://blog.christoph-gerl.de/umsatz-mit-bestandskunden-steigern). Welche der drei bei dir zuerst kommt, sehen wir in der kostenlosen CRM-Analyse an deinem HubSpot.

[Zur kostenlosen CRM-Analyse](https://www.christoph-gerl.de/crm-optimierung?utm_source=blog&utm_medium=referral&utm_campaign=crm-optimierung&utm_content=hubspot-mit-make-verbinden-ende)

[Vollständigen Beitrag anzeigen](https://blog.christoph-gerl.de/hubspot-mit-make-verbinden)

```json
{
  "@context" : "http://schema.org",
  "@type" : "BlogPosting",
  "author" : {
    "@type" : "Person",
    "name" : "Christoph Gerl"
  },
  "dateModified" : "2026-11-06T08:52:18.187Z",
  "datePublished" : "2026-11-06T08:52:18Z",
  "headline" : "HubSpot mit Make verbinden: 3 Automationen, die dein Vertrieb sofort merkt",
  "image" : {
    "@type" : "ImageObject",
    "height" : 720,
    "url" : "https://26523922.fs1.hubspotusercontent-eu1.net/hubfs/26523922/blog/beitragsbild-hubspot-mit-make-verbinden.jpg",
    "width" : 1280
  },
  "mainEntityOfPage" : "https://blog.christoph-gerl.de/hubspot-mit-make-verbinden",
  "publisher" : {
    "@type" : "Organization",
    "logo" : {
      "@type" : "ImageObject",
      "height" : 60,
      "url" : "/hs/hsstatic/content_shared_assets/static-1.4092/img/default-amp-logo.png",
      "width" : 60
    },
    "name" : "Christoph Gerl GmbH Blog"
  }
}
```