Das Wichtigste in Kürze
Stand: Oktober 2026
- Airtable ist kein CRM, sondern eine Datenbank mit Oberfläche und Automationen. Ein CRM musst du dir darin selbst bauen.
- Airtable als CRM lohnt sich meistens nicht. Es macht nur Sinn, wenn zwei Bedingungen zusammenkommen: Du weißt wirklich, was du baust, und dein Vertrieb passt wirklich in kein Standard-CRM.
- Fast jeder Vertrieb läuft im Kern gleich: Lead, Erstkontakt, Termin, Angebot, Nachfassen, Abschluss. Was sich besonders anfühlt, bildet ein Standard-CRM mit Pipelines, Feldern und Schnittstellen ab.
- Was ein CRM ab Werk kann, musst du in Airtable bauen und pflegen: Mail-Protokoll, Anrufe, Aktivitätsverlauf, Nachfassen nach Regeln, Berichte. Dazu kommt das Datensatzlimit pro Base.
- Die bessere Lösung für die meisten: ein Standard-CRM für den Vertrieb und Airtable per Schnittstelle daneben, für Projekte, Fulfillment und Reporting.
„Wir haben doch schon Airtable. Können wir da nicht auch den Vertrieb machen?“ Diese Frage höre ich in Projekten immer öfter, und Airtable wirbt inzwischen selbst mit Sales-Funktionen. Airtable als CRM klingt naheliegend, wenn das Tool ohnehin im Haus ist. Die kurze Antwort: meistens nein.
Ich bin Christoph Gerl, wir bauen seit Jahren Vertriebsabläufe und Automationen für Agenturen, Dienstleister und Unternehmer, und haben für Kunden Dutzende Airtable-Projekte umgesetzt. Dieser Artikel basiert auf meinem Video vom 27. Oktober 2026. Ich habe ihn um eine Funktionstabelle, das Datensatzlimit und eine Anleitung ergänzt, wie Airtable sinnvoll neben dem CRM läuft.
Ob du überhaupt ein CRM brauchst, steht in Lohnt sich ein CRM?. Hier geht es um die Frage danach: Reicht Airtable dafür?
Ist Airtable ein CRM?
Nein. Airtable ist eine Datenbank-Software mit Oberfläche und Automationen, also ein Baukasten. Du legst Tabellen an, verknüpfst sie, baust ohne Programmieren eine Oberfläche (Interfaces) darauf und lässt Automationen mit den Daten arbeiten. Ein Standard-CRM ist dagegen ein fertiger Vertriebsablauf von der Stange: Pipeline, Kontaktverlauf, Nachfassen und Berichte sind schon da.
Das ist der Kern der ganzen Entscheidung. Die Stärke von Airtable: Du kannst alles bauen. Die Schwäche von Airtable als CRM: Du musst alles bauen. Und die Daten kommen nicht von allein hinein, die Tabellen musst du füttern, per Hand oder per Schnittstelle.
Wofür Airtable richtig stark ist
Airtable ist für viele Zwecke eine klare Empfehlung, nur eben nicht als CRM. Überall dort, wo du eine zentrale Datenbank mit eigener Oberfläche brauchst und die Abläufe nicht von der Stange sind, spielt Airtable seine Stärke aus. Aus unseren Kundenprojekten:
- Bestandskunden: eine zentrale Datenbank, in der alles zu laufenden Kunden steht.
- Marketing-Steuerung: Content-Pläne, Ideen sammeln und auswerten, Marketing-Teams steuern.
- Tracking-Dashboards: Daten vom Werbekonto übers CRM bis zum Fulfillment in einem Dashboard zusammenführen.
- Fulfillment: ganze Umsetzungsprozesse über Airtable steuern, von der Übergabe aus dem Vertrieb bis zum Abschluss eines Projekts.
Wer Airtable für so etwas nutzt, macht alles richtig. Die Frage ist nur, ob der Vertrieb auch dorthin gehört.
Airtable als CRM: nur unter zwei Bedingungen
Airtable als CRM macht nur Sinn, wenn zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind: Du weißt wirklich, was du baust, und dein Vertrieb passt wirklich in kein Standard-CRM. Fehlt eine davon, hast du am Ende eine schöne Tabelle, aber keinen Vertriebsablauf. „Ist das sinnvoll? Nein. Meiner Meinung nach meistens nicht“, sage ich im Video, wenn Airtable seine Sales-Ansichten zeigt.
Bedingung 1: Du weißt wirklich, was du baust
Ein selbstgebautes CRM in Airtable ist nur so gut wie die Person, die es entwirft. Die meisten Geschäftsführer kennen ihr eigenes Unternehmen sehr gut, aber nicht hundert andere Vertriebe. Also kommen Ideen von hier und da zusammen: etwas vom Berater, etwas aus einem Video, etwas aus dem letzten Unternehmen. Am Ende steht kein schlüssiges System, sondern ein mittelmäßiges.
„Der große Vorteil an den Cloud-SaaS-CRMs ist, dass sie dich vor deinen dummen Ideen bewahren“, sagt Christoph Gerl. Ein Standard-CRM läuft bei Tausenden Unternehmen. Was dort schlechtere Ergebnisse bringt, wird gar nicht erst eingebaut. In einem freien System wie Airtable baust du dagegen alles hinein, auch das, was nur Zeit kostet und keinen Umsatz bringt. Dasselbe Muster sehen wir bei Vertriebssystemen, die per KI zusammengebaut werden, mehr dazu im Artikel über die Risiken von Vibe Coding.
Bedingung 2: Dein Vertrieb passt in kein Standard-CRM
Die zweite Bedingung ist ein Vertrieb, der sich wirklich nicht in einem Standard-CRM abbilden lässt. Das ist fast nie der Fall. Fast jeder Geschäftsführer hält seinen Vertrieb zuerst für besonders, und fast jeder Vertrieb läuft trotzdem nach demselben Muster.
Ist dein Vertrieb wirklich so besonders?
Meistens nicht. Der Ablauf ist in fast jedem Unternehmen derselbe: Lead, Erstkontakt, Termin, Angebot, Nachfassen, Abschluss. Danach geht es mit Bestandskunden wieder Richtung Termin, um das nächste Projekt oder einen Upsell zu platzieren. Ob du Häuser verkaufst, Dienstleistungen oder Software: Im Kern ist das derselbe Vertrieb.
Was sich besonders anfühlt, hat im CRM meistens einen Namen:
| Was als besonders gilt | Was es im CRM ist |
|---|---|
| Wir verkaufen Objekte, keine Produkte | Zusatzfelder oder ein eigenes Objekt |
| Bei uns gibt es drei Arten von Leads | mehrere Pipelines |
| Unsere Leads kommen aus Portalen | Schnittstelle ins CRM |
| Bei uns entscheiden mehrere Leute | mehrere Kontakte an einem Deal |
| Unser Angebot ist jedes Mal anders | Angebot mit Positionen aus Vorlagen, dazu Automatisierung |
Ein gutes Beispiel sind Immobilienmakler. Sie verkaufen Häuser, keine Produkte, und haben viele Daten pro Objekt. Trotzdem braucht es dafür kein selbstgebautes System, sondern ein CRM, eine strukturierte Datenerfassung und ein sauberes Reporting. Wie das in der Praxis aussieht, erzählt Marvin Dressel von Dressel Immobilien im Video:
Mit derselben Teamgröße wie vorher macht das Unternehmen heute jeden Monat zwischen 35.000 und 50.000 € mehr Umsatz. Dafür war kein eigenes System nötig, sondern ein Standard-CRM mit dem passenden Ablauf.
Airtable vs. HubSpot: was ein CRM ab Werk kann
Ein CRM wie HubSpot oder Pipedrive bringt den Vertriebsablauf mit, in Airtable baust du ihn selbst. Beim Vergleich Airtable vs. HubSpot geht es deshalb nicht um die bessere Software, sondern darum, wer die Vertriebsfunktionen baut, pflegt und weiterentwickelt. Diese sieben Funktionen braucht fast jeder Vertrieb:
| Funktion | HubSpot (Standard-CRM) | Airtable |
|---|---|---|
| Pipeline mit Phasen | ab Werk | ab Werk als Kanban-Board |
| Mails landen automatisch am Kontakt | ab Werk | per Automation selbst bauen |
| Anrufen aus dem System, mit Protokoll | ab Werk | Fremd-Tool plus Schnittstelle |
| Verlauf aller Aktivitäten pro Kontakt | ab Werk | selbst bauen |
| Nachfassen nach festen Regeln, mit Erinnerung | ab Werk | Datumsfeld plus Automation |
| Wer sieht welche Kontakte | ab Werk | eingeschränkt über Interfaces |
| Berichte zu Anrufen, Terminen, Abschlüssen | ab Werk | selbst bauen |
Bezeichnend: Selbst Airtable schreibt auf seiner Sales-Seite, dass die meisten Kunden es neben ihrem bestehenden CRM nutzen. Kann Airtable HubSpot also ersetzen? Technisch teilweise. Ein CRM in Airtable kann gut funktionieren, wenn es ein Experte aufsetzt, der viele Vertriebe kennt und weiß, was er weglässt. Dann musst du aber auch jemanden haben, der es dauerhaft pflegt.
Airtable Sales Pipeline: Board ja, Pflichtfelder nein
Eine Sales Pipeline in Airtable bekommst du schnell: ein Kanban-Board mit den Phasen deines Vertriebs. Was fehlt, sind die Regeln dahinter. Airtable fragt beim Verschieben in die nächste Phase keine Pflichtfelder ab, es führt keinen Verlauf, was mit dem Kontakt passiert ist, und es legt nicht fest, wann wer nachfasst. Genau dort entsteht im Vertrieb der Schaden: Angebote liegen, weil niemand nach einer festen Regel nachfasst, und Leads verschwinden, weil keiner sieht, wann der letzte Anruf war.
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Wenn die Airtable-Base voll ist: das Datensatzlimit
Jede Airtable-Base hat ein Datensatzlimit, und ein Vertrieb erzeugt sehr viele Datensätze. Laut Airtable-Hilfe liegt die Grenze bei 1.000 Datensätzen pro Base im Free-Abo, 50.000 im Team-Abo und 125.000 im Business-Abo.
Im Vertrieb ist jeder Anruf, jede Mail und jeder Termin ein Datensatz. Eine einfache Beispielrechnung: Zwei Vertriebler mit je 100 Aktivitäten am Tag an 20 Arbeitstagen ergeben 4.000 Datensätze im Monat. Mit Kontakten, Firmen und Deals ist die Grenze des Team-Abos damit nach gut einem Jahr erreicht. Dann musst du alte Daten auslagern, ein größeres Abo nehmen oder umbauen. Spätestens an dieser Stelle lohnt sich ein richtiges CRM, mit Airtable im Hintergrund per Schnittstelle.
So läuft Airtable sinnvoll neben dem CRM
Die beste Lösung für die meisten Unternehmen: Der Vertrieb läuft im CRM, alles nach dem Abschluss läuft in Airtable, und eine Schnittstelle verbindet beides. So bekommst du den fertigen Vertriebsablauf des CRMs und die Freiheit von Airtable für alles, was danach kommt.
Eine typische Aufteilung:
- Im CRM: Leads, Erstkontakt, Termine, Angebote, Nachfassen nach festen Regeln, Abschluss, Vertriebsberichte.
- In Airtable: Projekte und Fulfillment, Bestandskunden-Daten für die Umsetzung, Marketing-Steuerung, Dashboards über alle Bereiche.
- Die Schnittstelle: Wird ein Deal im CRM gewonnen, legt eine Automation das Projekt in Airtable an. Zurück ins CRM fließt, was der Vertrieb wissen muss, zum Beispiel wann ein Projekt fertig ist und der Kunde wieder angerufen werden sollte.
„Deine Google Sheets durch Airtable ablösen, ja. Aber nicht das CRM-System“, sagt Christoph Gerl. Welche Automationen nach dem Abschluss am meisten bringen, zeigt der Artikel Umsatz mit Bestandskunden steigern.
Entscheidungshilfe: Airtable oder Standard-CRM?
Ob Airtable als CRM für dich Sinn macht, entscheidest du mit zwei Fragen:
- Läuft dein Vertrieb im Kern wie bei allen anderen? Lead, Termin, Angebot, Nachfassen, Abschluss. Wenn ja, nimm ein Standard-CRM.
- Wenn nein: Weißt du wirklich, was du in Airtable baust? Wenn nicht, nimm trotzdem ein Standard-CRM oder lass es von jemandem bauen, der es kann.
- Nur bei zweimal Ja kann Airtable als CRM Sinn machen. Auch dann würde ich es nicht allein umsetzen.
Häufige Fragen
Kann Airtable ein Standard-CRM ersetzen?
Technisch teilweise. Eine Pipeline als Kanban-Board hat Airtable ab Werk, alles andere baust du nach: Mail-Protokoll, Anrufe, Aktivitätsverlauf, Nachfassen nach Regeln und Berichte. Das kostet Aufbau und dauerhafte Pflege. Für die meisten Unternehmen ist ein Standard-CRM mit Airtable daneben die bessere Wahl.
Reicht eine Airtable-CRM-Vorlage?
Nein. Eine Airtable-CRM-Vorlage liefert leere Tabellen für Kontakte, Firmen und Deals. Der Ablauf dahinter fehlt trotzdem: wer wann nachfasst, was beim Phasenwechsel ausgefüllt sein muss und wo der Verlauf eines Kontakts steht. Genau das macht ein CRM aus.
Wann ist Airtable als CRM doch die richtige Wahl?
Wenn dein Vertrieb wirklich nicht in ein Standard-CRM passt und jemand das System baut, der viele Vertriebe kennt. Dann kann ein CRM in Airtable gut funktionieren. Auch ein Standard-CRM braucht übrigens einen klaren Ablauf, sonst scheitert es, mehr dazu in CRM-Einführung: Warum sie so oft scheitert.
Wie funktioniert die Airtable-CRM-Integration?
Die Airtable-CRM-Integration läuft über eine Schnittstelle, zum Beispiel mit Make oder der eingebauten Synchronisation. Üblich ist: Ein gewonnener Deal im CRM legt das Projekt in Airtable an, und Statusänderungen aus Airtable gehen zurück an den Kontakt im CRM. So bleibt der Vertrieb im CRM und die Umsetzung in Airtable.
Wer pflegt ein selbstgebautes CRM in Airtable?
Jemand muss Datenmodell, Automationen und Oberflächen dauerhaft pflegen. Ändert sich der Vertrieb oder ist die Base voll, wird umgebaut. Bei einem Standard-CRM übernimmt der Hersteller diesen Teil. Diesen Aufwand unterschätzen die meisten, wenn sie Airtable als CRM planen.
Fazit: Airtable ja, aber nicht als CRM
Airtable ist ein starkes Werkzeug für alles, was eine eigene Datenbank braucht: Projekte, Fulfillment, Marketing und Dashboards. Als CRM lohnt es sich nur, wenn dein Vertrieb wirklich besonders ist und du genau weißt, was du baust. Für alle anderen ist die Kombination am stärksten: ein Standard-CRM für den Vertrieb und Airtable per Schnittstelle daneben. Ob Airtable bei dir als CRM passt oder besser daneben läuft, schauen wir uns gern gemeinsam an deinem konkreten Ablauf an.