Warum dein interner IT-Mitarbeiter externe Unterstützung braucht

Als Geschäftsführer der Christoph Gerl GmbH werde ich immer wieder gefragt, wie es denn funktioniert, wenn man bereits interne IT-Mitarbeiter hat, aber trotzdem überlegt, mit uns als externem Dienstleister zusammenzuarbeiten. In diesem Artikel möchte ich genau darauf eingehen, warum es ein großes Problem sein kann, sich ausschließlich auf die interne IT zu verlassen, und wie eine Zusammenarbeit zwischen einem internen IT-Team und externen Experten aussehen kann, um das volle Potenzial deiner IT-Prozesse auszuschöpfen.

Die Herausforderung: Warum interne IT-Mitarbeiter allein oft nicht ausreichen

Viele Unternehmen, vor allem Agenturen und Dienstleister, haben interne IT-Mitarbeiter – sei es ein ganzes Team oder nur eine einzelne Person, oft auch ein Werkstudent, der ein paar Automatisierungen bauen soll. Doch immer wieder zeigt sich, dass diese internen Mitarbeiter zwar ihre Stärken haben, aber auch klare Grenzen.

Das Hauptproblem liegt darin, dass interne Mitarbeiter oft nur die internen Abläufe und Tools kennen, die in deinem Unternehmen genutzt werden. Sie haben selten die Gelegenheit, andere Systeme kennenzulernen oder sich über den neuesten Stand der Technik auf dem Markt zu informieren. Gerade wenn es darum geht, neue Tools einzuführen oder bestehende Prozesse zu erweitern, stoßen sie schnell an ihre Grenzen.

Ein interner IT-Mitarbeiter, der zum Beispiel nur alle paar Jahre eine digitale Signaturlösung implementiert, braucht dafür viel Zeit und Einarbeitung. Im Gegensatz dazu arbeiten wir als externer Dienstleister tagtäglich mit verschiedensten Agenturen und haben dadurch einen viel tieferen Einblick in den Markt, kennen die besten Tools und können schnell und effizient Lösungen umsetzen.

Die Vielfalt der IT und die Grenzen der Spezialisierung

IT ist ein extrem breites Feld. Vom CRM-System über Automatisierungen bis hin zu speziellen Schnittstellen – kaum jemand kann in allen Bereichen Experte sein. Selbst wir als spezialisierter Dienstleister können nicht jedes Tool aus dem Effeff bedienen, aber wir verfügen über ein großes Repertoire an Know-how, das weit über das hinausgeht, was ein einzelner interner Mitarbeiter abdecken kann.

Der interne Mitarbeiter kennt zwar die Prozesse im Unternehmen sehr gut, doch wenn es um neue Technologien, innovative Lösungen oder komplexe Automatisierungen geht, fehlt oft die Erfahrung und das Marktverständnis. Das führt dazu, dass Projekte langsamer vorankommen oder suboptimale Lösungen umgesetzt werden.

Skalierbarkeit und Flexibilität: Warum externe Unterstützung entscheidend ist

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Skalierbarkeit. Ein interner Mitarbeiter ist eine feste Größe – einmal eingestellt, steht nur diese Kapazität zur Verfügung. Wenn kurzfristig mehr IT-Unterstützung benötigt wird, etwa für ein größeres Projekt oder eine zeitlich begrenzte Automatisierungsinitiative, stößt man schnell an Grenzen.

Überstunden sind keine dauerhafte Lösung und neue Mitarbeiter zu finden dauert oft Wochen oder Monate. Externe Dienstleister hingegen können punktuell und flexibel eingesetzt werden. Braucht dein Unternehmen für drei Monate mehr Power in der IT, haben wir die Ressourcen, um diese Kapazität bereitzustellen, ohne dass dein Team überlastet wird.

Wann macht eine interne IT-Stelle Sinn?

Ich möchte an dieser Stelle nicht sagen, dass interne IT-Mitarbeiter überflüssig sind – im Gegenteil. Gerade für den First-Level-Support, also die schnelle Hilfe bei alltäglichen IT-Problemen, sind interne Mitarbeiter extrem wichtig. Sie sind vor Ort, können sofort eingreifen und Blockaden im Arbeitsalltag aus dem Weg räumen.

Auch kleinere Automatisierungen, die regelmäßig anfallen, lassen sich durch interne Kräfte gut abdecken. Zum Beispiel wenn es darum geht, Leads automatisch ins CRM-System zu übertragen. Solche Aufgaben werden durch die Nähe zum Unternehmen und die regelmäßige Wiederholung schnell und effizient erledigt.

Die Zeitfalle: Warum interne IT oft zu langsam ist

Ein zentraler Nachteil der reinen internen IT ist, dass sie oft zu langsam vorankommt. Werkstudenten oder einzelne Mitarbeiter, die nur wenige Stunden pro Woche für IT-Themen zur Verfügung stehen, können keine schnellen Fortschritte erzielen. Das führt dazu, dass wichtige IT-Projekte ins Stocken geraten und dein Unternehmen Chancen im Wettbewerb verpasst.

Gerade in Zeiten von rasanter technologischer Entwicklung – etwa durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz – ist es entscheidend, schnell zu reagieren und die neuesten Tools zu nutzen. Hier kann eine interne IT, die nur begrenzte Kapazitäten hat und sich erst mühsam in neue Systeme einarbeiten muss, oft nicht mithalten.

Im schlimmsten Fall verlierst du als Geschäftsführer Zeit, indem du selbst versuchst, IT-Probleme zu lösen, obwohl deine Kernkompetenz im Vertrieb oder in der Kundenbetreuung liegt. Das hemmt dein Wachstum und kostet dich wertvolle Ressourcen.

Der Wettbewerbsvorteil durch externes Know-how

Ein interner Mitarbeiter kann nur so gut sein wie die Informationen und Impulse, die er von außen bekommt. Er sieht oft nicht, welche Lösungen bei Wettbewerbern oder auf dem Markt gerade am besten funktionieren. Ohne diesen Blick über den Tellerrand verlierst du schnell deinen Vorsprung.

Externe Dienstleister wie wir hingegen bringen genau dieses Wissen mit. Wir kennen die besten Setups, haben Zugriff auf cutting-edge Technologien und können dir helfen, Prozesse zu schaffen, die dein Unternehmen wirklich nach vorne bringen. Das ist der Unterschied zwischen einem System, das nur funktioniert, und einem System, das dein Wachstum beschleunigt und deine Marge verbessert.

So funktioniert die Zusammenarbeit mit uns: Ergänzung statt Ersatz

Unser Ziel ist es nicht, dein internes IT-Team zu ersetzen, sondern es sinnvoll zu ergänzen. Wir arbeiten eng mit deinen internen Mitarbeitern zusammen, beraten sie punktuell und setzen gemeinsam mit ihnen Projekte um. So profitiert dein Unternehmen von unserem breiten Marktwissen und unserer Erfahrung, während dein Team langfristig in der Lage ist, die Prozesse selbst zu warten und weiterzuentwickeln.

Wir bieten auch Schulungen an, damit deine internen Mitarbeiter in den neuen Systemen fit werden und den First-Level-Support effektiv übernehmen können. Dadurch bist du als Geschäftsführer jederzeit abgesichert, dass deine IT schnell reagiert, wenn etwas nicht funktioniert.

Vorteile für dein Unternehmen

• Schnelle Umsetzung: Keine langen Einarbeitungszeiten, sofortige Umsetzung von IT-Projekten.
• Know-how-Transfer: Dein internes Team profitiert von unserem Wissen und wird geschult.
• Skalierbarkeit: Flexible Kapazitäten je nach Projektbedarf, ohne langfristige Verpflichtungen.
• Entlastung: Dein internes Team kann sich auf seine Stärken konzentrieren, während wir komplexe Themen übernehmen.
• Wettbewerbsvorteil: Du erhältst Zugang zu den besten Technologien und Prozessen am Markt.

Fazit: Warum du auf externe IT-Unterstützung nicht verzichten solltest

Die interne IT ist wichtig – vor allem für den täglichen Support und kleinere Automatisierungen. Doch um wirklich am Ball zu bleiben, schnell zu wachsen und die besten Prozesse zu implementieren, brauchst du externe Unterstützung. Nur so kannst du sicherstellen, dass deine IT nicht zum Engpass wird, sondern zum Wachstumstreiber.

Wenn du das Gefühl hast, dass deine interne IT zu langsam ist, dass dein Team an seine Grenzen stößt oder dass dein Wachstum durch langsame IT-Prozesse gebremst wird, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, externe Experten ins Boot zu holen. Gemeinsam können wir deine IT-Prozesse beschleunigen, dein Team entlasten und dir einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie eine Zusammenarbeit mit uns konkret aussehen kann und ob wir zu deinem Unternehmen passen, lade ich dich herzlich ein, dich für ein kostenloses Erstgespräch auf www.christoph-gerl.de einzutragen. Dort schauen wir uns deine individuelle Situation an und entwickeln gemeinsam eine Strategie, die dich voranbringt.

Ich freue mich darauf, bald von dir zu hören und gemeinsam an deinem Erfolg zu arbeiten.

Dein Christoph