HubSpot kostenlos: Lohnt sich HubSpot Free für dein Team?

Dein Vertrieb macht 10.000, 20.000 oder 30.000 € Umsatz im Monat, und es wird Zeit für ein CRM. Dann liegt die Frage nahe: Reicht HubSpot kostenlos für den Start? Ich bin Christoph Gerl, und mit meinem Team richten wir seit Jahren CRM-Systeme für Agenturen, Dienstleister und Berater ein. Meine Antwort ist kurz: Wenn du ein Vertriebsteam hast, nein.

Dieser Artikel basiert auf meinem Video vom 30. Oktober 2026. Ich habe ihn um die aktuellen Grenzen von HubSpot Free, einen Vergleich mit Starter und einen Selbsttest für dein Team ergänzt.

Ist HubSpot wirklich kostenlos?

Ja. HubSpot Free ist die dauerhaft kostenlose Version des HubSpot CRM, ohne Testphase und ohne Kreditkarte. Du kannst sie unbegrenzt lange nutzen. Der Haken liegt nicht im Preis, sondern im Umfang: Free ist so geschnitten, dass ein wachsendes Team schnell an die Grenzen stößt.

Das ist das Geschäftsmodell. HubSpot verdient nicht an der kostenlosen Version, sondern an den Upgrades auf Starter, Professional und Enterprise. Free ist der Einstieg, damit deine Daten schon im System liegen, wenn du mehr brauchst. Das ist legitim. Du solltest nur wissen, dass die kostenlose Version nicht als vollwertiges Vertriebssystem gedacht ist. Die genauen Grenzen nennt HubSpot selbst auf der Produktseite zum kostenlosen CRM und auf der Preisseite für Sales.

HubSpot Free: Was drin ist und was fehlt

Was kann HubSpot kostenlos? HubSpot Free speichert Kontakte, Firmen und Deals, zeigt eine Deal-Pipeline, erlaubt Aufgaben und Notizen und trackt, ob deine E-Mails geöffnet werden. Was fehlt, ist alles, was Arbeit von selbst an den Nächsten weitergibt: Workflows, Sequenzen und mehr als zwei Nutzer.

Stand: November 2026, laut HubSpot.

Schon die eine Pipeline ist für ein laufendes Unternehmen zu wenig. Jedes bestehende Unternehmen hat Neukunden und Bestandskunden. Das sind zwei Pipelines, und mit Bestandskunden lässt sich viel Umsatz machen, wie im Artikel zu Umsatz mit Bestandskunden steigern. Dazu kommt das HubSpot-Logo unter jeder Mail und auf jedem Meeting-Link. Im Kundenkontakt wirkt das nicht professionell.

Lohnt sich das kostenlose HubSpot CRM?

Nein, wenn du ein Unternehmen mit aktivem Vertrieb führst. HubSpot Free speichert, was passiert ist, aber es sorgt nicht dafür, dass etwas passiert. Genau das ist der Grund, warum du überhaupt ein CRM einführst. Ohne diese Automatik kannst du auch bei Excel bleiben.

„Im Endeffekt sparst du dir vielleicht ein paar Euro im Monat, die dich Tausende im Monat kosten“, sagt Christoph Gerl. Die Frage ist also nicht, ob du dir die Lizenz leisten kannst. Die Frage ist, ob du dir leisten kannst, dass Anfragen und Angebote liegen bleiben. Ob sich ein CRM für dein Team überhaupt schon lohnt, klärt der Artikel Lohnt sich ein CRM?.

HubSpot Free oder Excel: Wo liegt der Unterschied?

Kaum einer. Kontakte und Firmen an einem Ort, eine Pipeline-Übersicht und ein Datum fürs nächste Follow-up bekommst du in Excel oder Google Sheets genauso wie in HubSpot Free. Was beiden fehlt, ist das, was ein CRM erst wertvoll macht: Abläufe, die von selbst starten.

Für den Anfang ist Excel sogar die bessere Wahl, solange du allein bist. Sobald mehr als zwei Leute mit denselben Kunden arbeiten, bricht Excel aber auch. Dann stehst du vor der eigentlichen Entscheidung: bezahltes HubSpot oder ein anderes Sales-CRM.

Was ohne Automatik im Vertrieb liegen bleibt

Ohne Automatik hängt jeder Schritt im Vertrieb daran, dass ein Mensch daran denkt. In Excel und in HubSpot Free entstehen dabei immer dieselben Lecks:

1. Anfragen bleiben im Postfach liegen. Keiner fühlt sich zuständig.
2. Kontakte landen doppelt im System, einmal pro Vertriebler.
3. Wer gerade keine Zeit hat, legt gar nichts an. Die Anfrage existiert nur in seinem Kopf.
4. Angebote geraten in Vergessenheit. Nach ein paar Wochen liegen 20, 30 Stück herum, und keiner fasst nach.
5. Nachfassaufgaben setzt jeder anders, von Hand oder gar nicht.
6. Ist jemand krank, weiß keiner, wen er zurückrufen wollte. Übernehmen kann niemand.

Das Ergebnis kennt jeder Geschäftsführer: Der Chef hakt nach, und der Vertriebler weiß nicht, was Sache ist. „Das ist Hoffnungsvertrieb. Streichelvertrieb. Warten, bis jemand zu dir kommt, und das funktioniert nicht“, sagt Christoph Gerl. Mit diesem Vertrieb wächst du nicht über das aktuelle Umsatzniveau hinaus.

Wie ein CRM aussieht, in dem das Nachfassen von selbst läuft und kein Lead mehr liegen bleibt, schauen wir uns in unserer kostenlosen CRM-Analyse an.

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Was dich das kostenlose CRM wirklich kostet

Das kostenlose CRM kostet dich keinen Euro Lizenz, aber jeden Auftrag, bei dem keiner nachfasst. Rechne es einmal mit einem einfachen Beispiel durch:

1. Du hast zehn Angebote draußen, bei denen niemand nachgefasst hat.
2. Würdest du nachfassen, schließt du bei einem eingespielten Vertrieb etwa die Hälfte davon ab.
3. Bei Auftragswerten von 2.000 bis 4.000 € sind das 10.000 bis 20.000 € Umsatz, der liegen bleibt.

Die Lizenz für ein bezahltes CRM ist im Jahr nur ein Bruchteil davon. „Die Leute werden sich nicht bei dir melden, sondern du musst auf die zugehen“, sagt Christoph Gerl. Das gelingt nur systematisch, wenn dein CRM den Nachfassalgorithmus übernimmt: Angebote kommen nach festen Regeln wieder auf die Liste des Vertrieblers, bis es eine Antwort gibt.

Rechne mit deinen eigenen Zahlen nach: Öffne in deinem CRM oder deiner Liste alle Deals in der Phase „Angebot“ und sortiere sie nach der letzten Aktivität. Alles, was älter als vier Wochen ist, ist Umsatz, der gerade versickert.

HubSpot Free vs. Starter: Was ändert sich für den Vertrieb?

Ab Starter bekommst du die ersten Bausteine, die in Free fehlen: Sequenzen für das Nachfassen im festen Takt, erste Workflows, mehrere Pipelines und Mails ohne HubSpot-Logo. Voll anpassbare Workflows gibt es erst ab Professional. Für einen sauberen Vertriebsablauf brauchst du also mindestens Starter, oft Professional.

Stand: November 2026, laut HubSpot-Preisseite.

HubSpot ist nicht die einzige Option. Hast du zwei, drei Vertriebler und willst einen richtig guten Vertrieb aufbauen, passt ein schlankes Sales-CRM wie SalesSuite oder Pipedrive oft genauso gut. Was du mit Datenbank-Werkzeugen wie Airtable baust, liest du im Artikel Airtable als CRM. Und wer später umsteigt, findet die Stolperfallen im Artikel CRM wechseln.

Für welche kleinen Unternehmen reicht HubSpot Free?

HubSpot Free reicht, wenn du allein verkaufst, noch keinen festen Vertriebsablauf hast oder ein CRM erst kennenlernen willst. Für kleine Unternehmen mit zwei oder mehr Leuten im Vertrieb reicht es nicht. Ob du schon an dem Punkt bist, zeigt ein kurzer Selbsttest:

1. Arbeiten zwei oder mehr Leute mit denselben Kunden? Wenn nein, reicht Excel. HubSpot Free bringt dir kaum mehr.
2. Läuft das Nachfassen heute von selbst? Wenn ja, hast du schon ein System. Gut.
3. Wenn nein: Du brauchst eine bezahlte Lizenz und einen festen Ablauf darin.

Zur Gegenprobe öffnest du die Deals in der Phase „Angebot“, sortierst nach der letzten Aktivität und zählst alles, was älter als vier Wochen ist. Jedes davon ist ein Leck.

Ehrlich gesagt: Für Solo-Selbstständige ist HubSpot Free ein guter Einstieg. Wer allein verkauft, kennt jeden Kontakt und braucht keine Zuweisung. Sobald aber eine zweite Person Anfragen bearbeitet, entsteht die Frage „Wer übernimmt?“. Genau dort fängt das Problem an.

HubSpot kostenlos: Erfahrungen aus unseren Projekten

In unseren Projekten sehen wir immer wieder dasselbe Muster: Ein Unternehmen führt HubSpot Free ein, legt Kontakte und Deals an, und nach ein paar Monaten läuft das CRM als Pflichtübung. Der Chef hakt weiter nach, daneben entstehen wieder Excel-Listen. Warum das passiert, beschreibt der Artikel zur CRM-Einführung. Ohne sauberes CRM-System wächst ein Vertrieb nicht über das Niveau hinaus, das der Chef selbst nachhalten kann.

Bei einem unserer Kunden hing der gesamte Vertrieb an einem der beiden Gründer. Wir haben das CRM mit ihm sauber und inhaberunabhängig eingerichtet. Nach eigener Aussage macht das Unternehmen seitdem 35.000 bis 50.000 € mehr Umsatz im Monat, mit demselben Team.

Fazit: Spar nicht an der Lizenz, sondern bau den Ablauf

HubSpot kostenlos ist ein Test, kein Vertriebssystem. Für ein Unternehmen mit Vertriebsteam kann HubSpot Free nicht mehr als Excel, und an den paar Euro Lizenz zu sparen, kostet dich jeden Monat Aufträge. Entscheidend ist der feste Ablauf im CRM: Anfragen werden zugewiesen, das Nachfassen startet von selbst, und keiner muss mehr nachhaken. Welcher Tarif und welcher Ablauf zu deinem Team passen, klären wir in der kostenlosen CRM-Analyse.

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Häufige Fragen

Was kann HubSpot kostenlos?

HubSpot kostenlos verwaltet Kontakte, Firmen und Deals in einer Pipeline, mit Aufgaben, Notizen, E-Mail-Tracking und einem Meeting-Link. Es fehlen Workflows, Sequenzen, mehr als zwei Nutzer und mehr als drei E-Mail-Vorlagen. Damit ist HubSpot Free eine Kartei mit Pipeline, aber kein Vertriebssystem.

Wie viele Nutzer erlaubt HubSpot Free?

HubSpot Free erlaubt bis zu zwei Nutzer und 1.000 Kontakte (Stand November 2026, laut HubSpot). Ältere Artikel nennen teils unbegrenzte Nutzer oder eine Million Kontakte. Das galt für frühere Versionen und stimmt heute nicht mehr.

Kann ich später von HubSpot Free upgraden, ohne Daten zu verlieren?

Ja. Das Upgrade auf Starter oder Professional läuft im selben HubSpot-Account. Kontakte, Firmen und Deals bleiben erhalten. Die eigentliche Arbeit beim Umstieg ist nicht der Tarif, sondern der Ablauf, den du danach im CRM aufsetzt.

Reicht Excel als CRM für den Anfang?

Ja, solange du allein verkaufst. Excel oder Google Sheets können für den Start alles, was HubSpot Free kann. Sobald mehrere Leute mit denselben Kunden arbeiten und Angebote liegen bleiben, brauchst du ein CRM mit Automatik.

Warum ist HubSpot kostenlos?

HubSpot verdient an den bezahlten Versionen. Die kostenlose Version ist der Einstieg: Deine Daten liegen schon im System, wenn dein Team wächst und du Workflows, Sequenzen und mehr Nutzer brauchst.